Details

Kurzcharakteristik

Die Beschaffungskonferenz ist die zentrale Weiterbildungsveranstaltung rund um die Themen Vergaberecht, Prozessoptimierung in Einkauf und Logistik sowie E-Procurement für Verwaltungen. Der rechtliche sowie betriebswirtschaftliche Fokus bei der Wahl der Schwerpunktthemen der Konferenz garantiert eine ganzheitliche Diskussion der aktuellen Handlungsfelder im öffentlichen Auftragswesen.
Anhand von Praxisbeispielen erarbeiten die wichtigsten Einkaufsentscheider und Experten aus dem öffentlichen Einkauf von Bund, Ländern und Kommunen sowie Vertreter der Wirtschaft, Beratung und Wissenschaft auf der Beschaffungskonferenz gemeinsam praxisrelevante Lösungen und diskutieren kontrovers nationale und internationale Entwicklungen. Die verschiedenen Programmformate ermöglichen die umfassende Betrachtung der komplexen Themen und eine inhaltiche Tiefe gleichermaßen.

Fachbeirat

Die Inhalte und Schwerpunkte der Beschaffungskonferenz werden von Wegweiser gemeinsam mit einem Fachbeirat erarbeitet. Dessen Expertise garantiert eine höchste Aktualität der Themen und Inhalte der Beschaffungskonferenz sowie einen direkten Praxisbezug.

Prof. Dr. Ronald Bogaschewsky, Universität Würzburg
Prof. Dr. Michael Eßig, Inhaber der Professur für Allgemeine Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Materialwirtschaft & Distribution, Universität der Bundeswehr München
Andreas Haak, Partner, Head of Competition, EU and Trade; Fachanwalt im Vergaberecht, Taylor Wessing Rechtsanwälte
 
Susanne Nachtigall, Abteilungsleiterin B, Beschaffungen (Koordination, Lenkung und Überwachung aller Beschaffungsvorhaben), Beschaffungsamt des BMI
 
Michael Wankmüller, Sachverständiger, ehem. Mitarbeiter im Vergaberechtsreferat des BMWi

 

Inhalte

Ein ganzheitlicher Blick auf Beschaffung & Logistik:

Vier durchgehende Handlungsfelder der Beschaffungskonferenz

Handlungsfeld 1: Professionalisierung: Vergaberecht, Organisation & Personal
  • Fachforum I: Die Vergabestelle der Zukunft: Anforderungen an die Organisations- und Personalentwicklung in großen/zentralen und kleinen/dezentralen Beschaffungsstellen. Die Anforderungen an öffentliche Auftragsvergaben sind in den letzten Jahren weiter gestiegen. So soll das öffentliche Auftragswesen insbesondere wirtschaftlich, strategisch und nachhaltig sein. Auftragsvergabe wird (strategisches) Beschaffungsmanagement. Gleichzeitig zeigen Studien und Evaluierungsberichte, dass den Vergabestellen häufig die für die Umsetzung notwendigen institutionellen und personellen Ressourcen fehlen. Es gibt keine „echten“ Berufsbilder in der öffentlichen Beschaffung. Sowohl die Vergabestellen selbst als auch die politischen Entscheidungsträger müssen sich Gedanken machen, welche quantitativen und qualitativen Anforderungen erfüllt sein müssen, um die öffentliche Beschaffung für die gestiegenen Anforderungen „fit“ gemacht werden kann? Wie können Strukturen und Prozesse also angepasst und Ressourcen ggf. gebündelt werden, um strategische Aspekte stärker zu berücksichtigen, ohne aber Mitarbeiter zu überlasten? Welche Qualifikationen brauchen Mitarbeiter künftig (mehr) und wie kann die Personalentwicklung gezielt gestärkt werden? Hierfür wird das Fachforum I praktische Beispiele aufzeigen und wesentliche Kernpunkte für die Gestaltung der „Vergabestelle der Zukunft“ herausarbeiten.
  • Fachforum IV: Die Kunst des Verhandelns: Wie aus dem am häufigsten genutzten Vergabeverfahren das  „Beste“ rauskommt! Mit dem Verhandlungsverfahren (unterhalb der EU-Schwellenwerte freihändige Vergabe bzw. Verhandlungsvergabe) haben öffentliche Auftraggeber ein wirkungsvolles Instrument für eine wirtschaftliche und nachhaltige Beschaffung – vorausgesetzt die bestehenden „Werkzeuge“ sind bekannt und werden genutzt. Mit der vergaberechtlichen „Neufirmierung“ dieses Verfahrens wird auch nochmals verdeutlicht, dass es eben nicht „regelfrei“ ist, sondern ganz im Gegenteil sehr systematisch genutzt werden kann bzw. soll. Die zentrale Frage ist demnach: Wie kann ich die Vorteile von Verhandlungsverfahren im Hinblick auf Flexibilität und Gestaltungsspielräume effektiv nutzen, sodass ich am Ende des Verfahrens die beste Qualität im Verhältnis zu den Kosten erhalte? Erfahrungen zeigen, dass öffentliche Auftraggeber – häufig anders als die Bieterseite – nicht alle Möglichkeiten und Methoden kennen und nutzen, die ihnen das Verhandlungsverfahren bietet. Die „Kunst des Verhandelns“ steht daher im Fokus des Fachforum IV. Es gibt Ihnen konkrete Tipps und „Werkzeuge“ an die Hand, um in einem dynamischen Verhandlungsprozess die beste Leistung zu ermitteln und den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen.
  • Rechtschutz und Compliance: Tools zur Wirtschaftlichkeit der Beschaffung?
  • Das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb im Kontext aktueller Rechtsprechung: Spagat zwischen Wettbewerbsprinzip und Hoflieferantentum
  • Dauerbrenner Nachforderung von Unterlagen und Nachweisen
  • Alles was Sie zur Losvergabe wissen müssen!
  • Planungs- und Bauleistungen wirtschaftlich beschaffen – auch in Boomzeiten
  • Das Leistungsbestimmungsrecht des öffentlichen Auftraggebers
 
Handlungsfeld 2: Digitale Beschaffung: Strukturen, Prozesse & Sicherheit
  • Fachforum II: Dauerbrenner rechtssichere elektronische Beschaffung: Stolpersteine in der Praxis und weitergehende Anforderungen durch E-Government-Gesetze des Bundes und der Länder. Die elektronische Beschaffung wird immer mehr zum Standard – nicht zuletzt die rechtlichen Vorgaben erfordern eine verstärkte Auseinandersetzung mit elektronischen Kommunikationsmedien. Dies gilt nicht nur für Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte, sondern mehr und mehr auch unterhalb dieser. Mit dem Ziel, den Beschaffungsvorgang insgesamt zu vereinfachen und zu beschleunigen, gehen allerdings auch Hürden einher. Dies gilt für die Vergaberechtskonformität der eingesetzten Lösung als auch deren Anwendung durch die öffentlichen Beschaffer. Gleichzeitig ist die Einführung der E-Vergabe nur ein Teil der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung im Sinne eines „Government 4.0“. Wichtig sind hierbei beispielsweise auch Anbindungen an die Elektronische Akte und die E-Rechnung, um nur zwei Aspekte zu nennen, die z. T. verpflichtend werden. Das Fachforum II widmet sich daher sowohl der Rechtssicherheit der E-Vergabe als auch der Frage, wie die Schnittstellen hin zu einem gesamtheitlichen digitalen Prozess resultierend aus weitergehenden (gesetzlichen) Anforderungen mitgedacht, gestaltet und genutzt werden können.
  • Fachforum V: Wettbewerb um öffentliche Aufträge stimulieren und steuern: Die klügsten Instrumente und Tools im Praxischeck. Die Vergabe öffentlicher Aufträge soll in einem fairen und transparenten Wettbewerb um das wirtschaftlichste Angebot erfolgen. So oder so ähnlich ist es in den meisten vergaberechtlichen Regelungen formuliert. In der Praxis allerdings ist der Wettbewerb bei manchen Ausschreibungen allein deshalb außer Kraft gesetzt, weil zu wenige Angebote eingereicht werden oder diese aufgrund von Formfehlern ausgeschlossen werden müssen. So hat bspw. eine Untersuchung der Europäischen Kommission im Vorfeld der letzten Vergaberechtsreform ergeben, dass selbst bei europaweiten Verfahren im Schnitt nur knapp über 5 Angebote eingehen - mit der Folge, dass sich die Durchführung des Auftrags verzögert, die Qualität ggf. leidet und/oder die Kosten steigen. Allerdings können öffentliche Auftraggeber mit verschiedenen Instrumenten den Wettbewerb stimulieren und steuern – vollkommen im Einklang mit dem geltenden Vergaberecht. Im Rahmen des Fachforum V sollen die „klügsten“ Instrumente und Tools zur Stimulierung und Steuerung des Wettbewerbs von der Bedarfsermittlung, über die Markterkundung, Lebenszyklusrechnungen bis hin zur (beschleunigten) Rechnungszahlung vorgestellt und mit Ihnen im Hinblick auf ihre Praxistauglichkeit diskutiert werden.
  • Werkstatt E-Procurement: Elektronische Beschaffung von A – Z
  • Der Dialog zu strategischem Beschaffungsmanagement
  • Leistungsverzeichnisse nach UfAB-Wertungsschema
  • Digital, transparent, einfach: In wenigen Schritten zum effizienten Einkauf
 
Handlungsfeld 3: Anwendung: Nachhaltigkeit, Innovationen & Märkte
  • Fachforum III: Im Blickpunkt: Vergabe und Umsetzung von komplexen Beschaffungen im Dienstleistungssektor - Strategien und Methoden der Qualitätssicherung. Auch öffentliche Organisationen greifen vermehrt auf spezialisiertes Wissen von Beratern zu und vergeben komplexere Projekte. Die Vergabe derartig komplexer Beschaffungen im Dienstleistungssektor stellt für viele Vergabestellen eine große Herausforderung dar. Zum einen gibt es selten ein standardisiertes Produktportfolio, sodass es sich überwiegend um heterogene Produkte handelt. Dies bietet den Vorteil der Individualisierung, erschwert gleichzeitig aber auch gleich die konkrete Beschreibung in den Vergabeunterlagen und die Vergleichbarkeit der eingereichten Angebote. Leistungsbeschreibung und -bewertung sind extrem schwierig, da man in diesen Fällen ja gerade den Wissensvorsprung der Bieter beschafft! Statt dessen muss über neue, innovative Methoden der Bezuschlagung und neue Vertragsmodelle mit Lieferanten nachgedacht werden.Aus diesem Grund widmet sich Fachforum III konkreten Strategien und Methoden der Qualitätssicherung bei der Vergabe und Umsetzung von komplexen Beschaffungen im Dienstleistungssektor. Hierbei erhalten Sie hilfreiche beginnend bei der Bedarfsermittlung über die strategische Markterkundung und PQ-Verfahren bis hin zum Vergleich der Angebote und dem Vertragsmanagement.
  • Fachforum VI: Orientierung im „Siegel- und Zertifikatsdschungel“: Experten, Bieter und Vergabestellen im Dialog über Sinn und Unsinn erweiterter Nachweispflichten. Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge spielen Aspekte der ökologischen und sozialen Nachhaltigkeit eine immer größere Rolle. Während es an dieser grundsätzlichen Zielstellung kaum Kritik gibt, stellen die praktische Umsetzung in Form der Verankerung in den Vergabeunterlagen und vor allem im Hinblick auf die Kontrolle der tatsächlichen Einhaltung der Verpflichtungen tatsächliche Hürden dar. Siegel und Zertifikate sollen öffentlichen Auftraggebern hier eine Hilfestellung geben. Aufgrund der Vielzahl unterschiedlicher Zertifikate und Siegel fällt die Vergleichbarkeit und Einordnung aber nicht immer leicht. Sowohl für Vergabestellen wie für Bieter herrscht eine hohe Unsicherheit, ob und wie mit Zertifikaten und Siegeln umgegangen werden darf. Wie kann gewährleistet werden, dass (insbesondere kleine und mittelständische) Unternehmen nicht vom Verfahren ausgeschlossen werden, weil diese (bspw. aufgrund der Kosten) kein Siegel beantragt haben, die geforderten Standards aber durchaus erfüllen? Das Fachforum VI widmet sich diesen Aspekten aus rechtlicher und Anwendersicht. Ziel ist es, eine praktische Orientierungshilfe im „Siegel- und Zertifikatedschungel“ für Ihren Vergabealltag zu geben.
  • Praxis trifft auf Politik: Ein Erfahrungsaustausch über die Wirkung von Politikzielen in der öffentlichen Beschaffung
  • Öffentliche Beschaffung im Dienste der Sustainable Development Goals (SDGs)?
  • Faire und nachhaltige Beschaffung – Welche Unterstützung / Impulse muss (kann) eine Vergabestelle geben?
 
Handlungsfeld 4: IT-Beschaffung: Strategie, Vergabemanagement & IT-Sicherheit
  • Risikobasiertes Vergabemanagement
  • Werkstatt IT-Beschaffung: Von der Vision zur Vergabeunterlage
  • Werkstatt IT-Beschaffung: Mit Sicherheit sicher: Wie kann ich IT-Sicherheit vergabekonform abbilden?